Systemy informatyczne wykorzystywane w zarządzaniu procesami logistycznymi
Planowanie dostaw wymaga uwzględnienia nie tylko odległości między punktami załadunku i rozładunku, niemniej jednak również wielu czynników wpływających na przebieg przewozu. Znaczenie mają ograniczenia ruchu drogowego, przystępność miejsc postojowych, godziny pracy odbiorców oraz sposobność jednoczesnej obsługi kilku zleceń. W przypadku transportu wieloetapowego dochodzi konieczność ustalenia kolejności dostaw i dostosowania wielkości ładunku do dostępnej przestrzeni pojazdu.
Operator logistyczny może zajmować się przygotowaniem takich harmonogramów, koordynacją przewozów a także kontrolowaniem ich realizacji. W praktyce zmiana jednego punktu na trasie potrafi wpłynąć na terminy pozostałych dostaw. Dlatego podczas planowania bierze się pod uwagę również czas potrzebny na załadunek, rozładunek i ewentualne oczekiwanie na przyjęcie towaru. Sam czas przejazdu nie daje pełnego obrazu organizacji transportu.
Kolejnym zagadnieniem jest administrowanie opakowaniami i materiałami wykorzystywanymi w obrocie towarowym. Palety, pojemniki wielokrotnego użytku i skrzynie transportowe muszą być stosownie ewidencjonowane, przemieszczane a także rozliczane między uczestnikami dostaw. W sytuacji braku testom może pojawić się problem z ustaleniem, gdzie znajdują się poszczególne jednostki i kto odpowiada za ich zwrot. Usługi logistyczne mogą obejmować również sortowanie opakowań, sprawdzanie ich stanu technicznego oraz przygotowanie do ponownego wykorzystania. Ważne jest rozróżnienie opakowań uszkodzonych od tych, które wciąż mogą być używane w zgodzie z przeznaczeniem. Znaczenie mają też wymiary i rodzaj nośników, ponieważ wpływają na sposób rozmieszczenia ładunku w pojeździe a także przeznaczenie powierzchni magazynowej. W niektórych branżach obowiązują dodatkowe wymagania dotyczące czystości opakowań, sposobu ich przechowywania albo identyfikacji.
W organizacji przepływu produktów coraz większą rolę odgrywa dostęp do aktualnych danych. Systemy magazynowe i transportowe pozwalają rejestrować przyjęcia, wydania, przesunięcia oraz statusy poszczególnych przesyłek. Nie znaczy to jednakże, że samo wdrożenie oprogramowania rozwiązuje wszystkie problemy. Dane muszą być wprowadzane zgodnie z przyjętymi zasadami, a pracownicy powinni wiedzieć, kiedy i w jaki sposób aktualizować informacje. Usterki mogą wynikać przykładowo z podwójnego zarejestrowania dostawy, pominięcia przesunięcia magazynowego lub niewłaściwego przypisania numeru partii. W modelu określanym jako logistyka zewnętrzna szczególnego znaczenia nabiera dostęp do informacji pomiędzy przedsiębiorstwem a podmiotem realizującym powierzone zadania. Obie strony muszą skorzystać ze zgodnych danych dotyczących zamówień, zapasów i terminów. W przeciwnym razie może powstać sytuacja, w której każda ze stron dysponuje innym obrazem aktualnego stanu realizacji zamówienia. Konieczne jest więc ustalenie zasad podmiany informacji, zakresu uprawnień oraz sposobu korygowania wykrytych niezgodności.
Przy obsłudze rozbudowanych procesów magazynowych i dystrybucyjnych stosowana jest również logistyka kontraktowa. W tym modelu współpraca opiera się na przedtem określonym zakresie zadań, który może obejmować zarówno codzienną obsługę operacji, jak i planowanie zasobów czy prowadzenie dokumentacji. Istotnym elementem jest sposób określenia wielkości zapasów, częstotliwości dostaw oraz zasad postępowania z produktami zalegającymi w magazynie. Towary o niskiej rotacji mogą przez długi czas zajmować miejsca potrzebne do obsługi produktów sprzedawanych regularnie. Z kolei zbyt niewielki zapas może powodować trudności z realizacją zamówień w okresach zwiększonego popytu. Warunki kontraktu powinny zatem uwzględniać zasady testom zapasów i przekazywania informacji o zmianach w ich poziomie. Warto również określić sposób rozliczania dodatkowych operacji, takich jak przepakowywanie, zmiana oznaczeń czy przygotowanie specjalnych zestawów. Są to czynności, które mogą nie występować w codziennym harmonogramie, niemniej jednak wpływają na obciążenie magazynu i czas realizacji pozostałych obowiązków.
Więcej: usługi spedycyjne.