Online WBS creator a tworzenie struktury podziału pracy w projekcie
Planowanie większego projektu na prawdę bardzo często zaczyna się od bardzo ogólnego opisu celu, który trudno w tej samej chwili przełożyć na konkretne zadania. Jednym ze możliwości uporządkowania takiego zakresu pracy jest struktura podziału prac, czyli Work Breakdown Structure. Daje możliwość ona rozłożyć projekt na mniejsze elementy, aż do poziomu zadań, które można już przypisać konkretnym osobom albo zespołom.
W praktyce istotne jest jednakże zachowanie właściwego poziomu szczegółowości. Zbyt ogólny podział niewiele pomaga przy kształtowaniu, jednak nadmierne rozbijanie pracy sprawia, że struktura staje się trudna do utrzymania. Dlatego przy jej tworzeniu warto od początku uwzględnić wielkość projektu, liczbę uczestników a także sposób późniejszego monitorowania realizacji.
Do przygotowania takiej struktury można wykorzystać On-line WBS creator, czyli narzędzie działające w przeglądarce, które pozwala tworzyć hierarchiczny podział zakresu projektu bez konieczności ręcznego układania wszystkich elementów w osobnych dokumentach. Przydatną funkcją może być możliwość łatwego przesuwania poziomów, zmiany nazw zadań czy dodawania kolejnych gałęzi. Ma to znaczenie zwłaszcza wówczas, gdy zakres projektu zmienia się już podczas planowania. Z praktycznego punktu widzenia warto najpierw określić główne obszary pracy, a dopiero później schodzić na niższe poziomy. Dzięki temu łatwiej zauważyć, czy jakiś fragment projektu został pominięty lub czy jedno zadanie nie obejmuje zbyt wielu różnorakich czynności.
W przypadku bardziej rozbudowanych przedsięwzięć wykorzystywane jest także WBS software, które może łączyć strukturę podziału prac z innymi informacjami dotyczącymi projektu. W współzależności od rozwiązania mogą pojawić się współzależności między zadaniami, odpowiedzialność za poszczególne elementy, terminy czy dodatkowe pola opisowe. Nie znaczy to jednak, że wszystkie dostępne funkcje są potrzebne w każdym projekcie. Przy niewielkim przedsięwzięciu rozbudowane narzędzie może utrudniać pracę zamiast ją porządkować. Znacząca jest także sposobność późniejszego użycia przygotowanej struktury, na przykład w trakcie tworzenia harmonogramu lub szacowania zasobów. WBS opisuje przede wszystkim zakres pracy, dlatego nie powinien być traktowany jako pełny harmonogram projektu.
Wybierając WBS program, warto zwrócić uwagę głównie na sposób organizowania danych i prostota wprowadzania zmian. Przy długiej strukturze znaczenie ma sposobność szybkiego odnajdywania konkretnych elementów, zwijania poziomów oraz zachowania czytelnej hierarchii. Niezwykle ważny może być również sposób eksportowania danych, o ile dalsze planowanie odbywa się w innym narzędziu. Warto a przy tym pamiętać, że sama aplikacja nie rozwiązuje problemów związanych z nieprecyzyjnie określonym zakresem. O ile na początku nie zostaną ustalone granice projektu, struktura może się stopniowo rozrastać i obejmować zadania, które nie należą do pierwotnego celu. Narzędzie służy więc głównie do uporządkowania przedtem przemyślanego zakresu, a nie do zastępowania analizy projektu.
Więcej: Online WBS creator.